أخصائي شؤون مكتب الرئيس التنفيذي

المسؤوليات الرئيسية:

• المساعدة في تخطيط وتنظيم وإدارة الاجتماعات الداخلية والخارجية للرئيس التنفيذي، بما في ذلك وضع جداول الأعمال وتنسيق الجداول الزمنية، وضمان توافر الموارد اللازمة.
• ترتيب الخدمات اللوجستية، وإعداد مواد الاجتماع، والتنسيق مع المشاركين لضمان اجتماعات سلسة وفعالة.
• جمع نقاط المناقشة الرئيسية، وبنود العمل، والقرارات المتخذة أثناء الاجتماعات، وتوزيع محضر الاجتماع في الوقت المناسب.
• تحضير الخطابات والتقارير والمراسلات بالعربية والإنجليزية.
• حضور الاجتماعات وتدوين محضر الاجتماع ومشاركتها مع شعبة التقارير والمتابعة.
• المساعدة في تنسيق ومتابعة الأنشطة والمشاريع والمهام المسندة من قبل الرئيس التنفيذي إلى الإدارات المختلفة. ويتضمن ذلك ضمان التواصل الفعال والتسليم إلى الأطراف المسؤولة وفق الجدول الزمني، ومراقبة التقدم لضمان الإنجاز في الوقت المناسب.
• المساعدة في التنسيق بين الرئيس التنفيذي وأصحاب المصلحة الرئيسيين، بما في ذلك الهيئات الحكومية والهيئات التنظيمية وشركات التأمين والمنظمات الدولية.
• التنسيق مع خدمات السفر الخاصة بالعمل (التأشيرات، التذاكر، والإقامة) بالتعاون مع الموارد البشرية وضمان الفعالية من حيث التكلفة.
• تسهيل التواصل الفعال، وتنسيق الاجتماعات والمشاركات، وتمثيل مكتب الرئيس التنفيذي في التفاعلات مع الأطراف الخارجية.
• المساعدة في البحث والتحليل للمبادرات الاستراتيجية والمشاريع الخاصة، وإعداد التقارير والعروض التقديمية وغيرها من المواد حسب الحاجة.
• المساعدة في الحفاظ على الوثائق المناسبة وأنظمة حفظ الملفات لسجلات الاجتماعات وملفات المشروع والوثائق الأخرى ذات الصلة.
• استقبال الوثائق السرية الموجهة إلى الرئيس التنفيذي والإشارة إلى أصحاب المصلحة ذوي الصلة.

• المعرفة بقوانين وسياسات ولوائح قطاع التأمين
• إعداد التقارير
• إدارة العلاقات
• إدارة المشاريع
• إدارة المكاتب

دبلوم إدارة مكتبية أو دبلوم سكرتير تنفيذي، أو مجال ذي صلة.