سكرتير

المسؤوليات الرئيسة:

• التنسيق والتواصل بشكل استباقي مع أصحاب المصلحة الداخليين.
• جمع وإدخال البيانات والتحديث بشكل مستمر لقاعدة البيانات للتتبع وإعداد التقارير.
• تصعيد المشاكل المعقدة لضمان إغلاق أي مسألة بكفاءة وفي الوقت المناسب.
• مساعدة أعضاء الفريق وتوفير المدخلات لضمان اكتمال المشاريع والمهام في الوقت المحدد.
• تحديث قاعدة البيانات بجميع أسماء وأرقام الهواتف الخارجية والداخلية المطلوبة بصورة مستمرة من أجل التتبع والرجوع إليها عند الحاجة.
• الرد على المكالمات الداخلية والخارجية وتسجيل الرسائل وتحويل المكالمات حسب المعايير.
• تلقي وتوجيه وترحيل رسائل الفاكس إلى أصحاب المصلحة المعنيين في الوقت المناسب.
• الرد على الاستفسارات والإجابة على الأسئلة داخل الإدارة في الوقت المناسب.
• تطوير والحفاظ على علاقات قوية مع مقدمي الخدمات لدعم العمليات المطلوبة.
• المشاركة في تنسيق خدمات السفر الخاصة بالعمل (التأشيرات، التذاكر، والإقامة) بالتعاون مع الموارد البشرية وضمان الفعالية من حيث التكلفة.
• تنظيم وفرز البريد ومعلومات الوثيقة في سجلات لتتبع وأرشفتها في مرحلة لاحقة.
• الترحيب بالضيوف والزوار وفقًا للبروتوكولات المعمول بها ومرافقتهم إلى الغرفة المخصصة.
• إعداد الخطابات ورسائل البريد الإلكتروني والتقارير والمراسلات حسب التوجيهات باللغتين العربية والإنجليزية.
• تنظيم جداول المواعيد وتقاويم الفعاليات والخطة الأسبوعية.
• تنسيق توافر ونظافة مرافق الاجتماعات.
• حضور الاجتماعات عند الحاجة ووضع محاضر الاجتماعات ومتابعة القرارات المتخذة.
• ضمان توافر جميع اللوازم المكتبية والقرطاسية في المكتب في جميع الأوقات.

• المعرفة بقوانين وسياسات ولوائح قطاع التأمين
• إعداد التقارير
• إدارة العلاقات
• مهارات التواصل
• أدوات الإنتاجية المكتبية

دبلوم إدارة مكتبية أو دبلوم سكرتير تنفيذي، أو مجال ذي صلة.