مساعد إداري

المسؤوليات الرئيسية:

• التنسيق والتواصل بشكل استباقي مع أصحاب المصلحة الداخليين.
• تصعيد المشاكل المعقدة لضمان إغلاق أي مسألة بكفاءة وفي الوقت المناسب.
• مساعدة أعضاء الفريق لضمان اكتمال المهام في الوقت المحدد.
• تحديث قاعدة البيانات بجميع أسماء وأرقام الهواتف الخارجية والداخلية المطلوبة بصورة مستمرة من أجل التتبع والرجوع إليها عند الحاجة.
• الرد على المكالمات الداخلية والخارجية وتسجيل الرسائل وتحويل المكالمات حسب المعايير.
• تلقي وتوجيه وترحيل رسائل الفاكس إلى أصحاب المصلحة المعنيين في الوقت المناسب.
• الرد على الاستفسارات والإجابة على الأسئلة داخل الإدارة في الوقت المناسب.
• تطوير والحفاظ على علاقات قوية مع مقدمي الخدمات لدعم العمليات المطلوبة.
• تنظيم وفرز البريد ومعلومات الوثيقة في سجلات لتتبع وأرشفتها في مرحلة لاحقة.
• توزيع البريد من الديوان إلى الدوائر والموظفين المعنيين ومناولة البريد المحول بين الإدارات والدوائر.
• يقوم بتوصيل الخطابات والطرود الصادرة إلى الجهات الحكومية والخاصة و ذات العلاقة .
• يقوم باستلام المعاملات الموجهة للهيئة من الجهات ذات العلاقة .
• متابعة إنهاء المعاملات والإجراءات لدى الجهات الحكومية والخاصة ذات العلاقة .
• تجديد كافة الوثائق والتراخيص الخاصة بالشركة.
• متابعة البريد وإحضاره لمقر الشركة.
• يقوم بإعداد الأوراق والملفات والسجلات المنظمة لعمله .
• إعداد الخطابات ورسائل البريد الإلكتروني والتقارير والمراسلات حسب التوجيهات باللغتين العربية والإنجليزية.

• الاتصالات الادارية
• إعداد التقارير
• إدارة العلاقات
• مهارات التواصل
•  التشريعات والقوانين والانظمه

دبلوم إدارة مكتبية أو دبلوم سكرتير تنفيذي، أو مجال ذي صلة.