Submit a CV
Interested in a career with us ? Submit a CV now
You are 3 steps away from being a part of our growing family
يتولّى شاغل الوظيفة أنشطة دعم الادارة بما في ذلك الرد على المكالمات والاستفسارات، استلام الخطابات الرسمية والتأكيد الخطي باستلام الطرف الذي ينوب عنه الموظف. كما يتأكد من استلام الهيئة والإدارات الداخلية جميع الأوراق والمستندات التي تساعد على تسهيل العمليات الإدارية.
المسؤوليات الرئيسية: إدارة العمليات:
تنفيذ السياسات واللوائح وإجراءاتها وضوابطها بحيث تُستوفى جميع المتطلبات الإجرائية/ التشريعية ذات الصلة مع تقديم نتائج عالية الجودة وفعالة من حيث التكلفة.
التنسيق والتواصل بشكل استباقي مع أصحاب المصلحة الداخليين.
تصعيد المشاكل المعقدة لضمان إغلاق أي مسألة بكفاءة وفي الوقت المناسب.
مساعدة أعضاء الفريق لضمان اكتمال المهام في الوقت المحدد.
تحديث قاعدة البيانات بجميع أسماء وأرقام الهواتف الخارجية والداخلية المطلوبة بصورة مستمرة من أجل التتبع والرجوع إليها عند الحاجة.
الرد على المكالمات الداخلية والخارجية وتسجيل الرسائل وتحويل المكالمات حسب المعايير.
تلقي وتوجيه وترحيل رسائل الفاكس إلى أصحاب المصلحة المعنيين في الوقت المناسب.
الرد على الاستفسارات والإجابة على الأسئلة داخل الإدارة في الوقت المناسب.
تطوير والحفاظ على علاقات قوية مع مقدمي الخدمات لدعم العمليات المطلوبة.
تنظيم وفرز البريد ومعلومات الوثيقة في سجلات لتتبع وأرشفتها في مرحلة لاحقة.
توزيع البريد من الديوان إلى الدوائر والموظفين المعنيين ومناولة البريد المحول بين الإدارات والدوائر .
يقوم بتوصيل الخطابات والطرود الصادرة إلى الجهات الحكومية والخاصة و ذات العلاقة .
يقوم باستلام المعاملات الموجهة للهيئة من الجهات ذات العلاقة .
متابعة إنهاء المعاملات والإجراءات لدى الجهات الحكومية والخاصة ذات العلاقة .
تجديد كافة الوثائق والتراخيص الخاصة بالشركة.
متابعة البريد وإحضاره لمقر الشركة.
يقوم بإعداد الأوراق والملفات والسجلات المنظمة لعمله .
إعداد الخطابات ورسائل البريد الإلكتروني والتقارير والمراسلات حسب التوجيهات باللغتين العربية والإنجليزية.
أداء أي مهام وظيفية أخرى ذات صلة يتم تكليف الموظف بها.
المؤهلات والمتطلبات:
المعارف والخبرات:
0 الى 3 سنوات من الخبرة ذات الصلة.
يفضل خبرة سابقة في القطاع الحكومي أو الجهات التنظيمية
المؤهل التعليمي والشهادات المهنية:
دبلوم إدارة مكتبية أو دبلوم سكرتير تنفيذي ، أو مجال ذي صلة .
يفضل درجة البكالوريوس في مجال ذي صلة .
يفضل الشهادات المهنية ذات الصلة.
المسؤوليات الرئيسية:
- المساعدة في إعداد برنامج استمرارية الأعمال والأهداف بما في ذلك الحوكمة، معالجة المخاطر، متطلبات الموارد، تخطيط استمرارية الأعمال، الاختبار، إلخ . بهدف التنفيذ السليم والمنهجي.
- المساعدة في إعداد حوكمة نظام إدارة استمرارية الأعمال بناءً على أفضل المعايير الدولية مثل معيار ( ISO 22301 ) والداخلية مثل أمانة مجلس المخاطر الوطني و هيئة الحكومة الرقمية وهيئة الامن السيبراني وأي جهة ذات علاقة.
- المساعدة في تفعيل ممارسات استمرارية الأعمال لدى الهيئة بما يشمل إطار وسياسات وإجراءات استمرارية الأعمال والاستراتيجيات والخطط .
- المساعدة في تنفيذ عملية تحليل أثر انقطاع الأعمال وتحديد العمليات الأساسية والحرجة ومتطلبات الموارد المرتبطة.
- تنفيذ عملية تقييم التهديدات والمخاطر المرتبطة بها .
- إعداد السناريوهات وخطط اختبارات الفعالية وتطوير وتوثيق استراتيجيات استمرارية الأعمال لمختلف سيناريوهات التعطل.
- التعاون مع فرق تقنية المعلومات لوضع خطط النسخ الاحتياطي للبيانات واستعادة الأنظمة وتعزيز تدابير الأمن السيبراني لضمان التكرار والمرونة.
- تدريب الموظفين على سياسات وإجراءات استمرارية الأعمال وبروتوكولات الاستجابة للأزمات.
- تنفيذ برامج توعية لضمان فهم جميع مستويات المنظمة لأدوارهم أثناء الأزمات.
- تعميم خطط استمرارية الأعمال لضمان الوعي والمواءمة.
- إعداد جداول الاختبار وإجراء اختبارات دورية على خطط استمرارية الأعمال والتعافي من الكوارث من خلال المحاكاة والتمارين النظرية لتحديد نقاط الضعف وتحديث الخطط وفقًا لذلك.
- إعداد تقارير الاختبار وتسليط الضوء على النتائج ومجالات التحسينات لاتخاذ القرارات.
- قيادة جهود الاستجابة أثناء حالات التعطل لتقليل التأثير والحفاظ على استقرار العمليات.
المسؤوليات الرئيسية:
التنسيق والتواصل بشكل استباقي مع أصحاب المصلحة الداخليين.
جمع وإدخال البيانات والتحديث بشكل مستمر لقاعدة البيانات للتتبع وإعداد التقارير.
تصعيد المشاكل المعقدة لضمان إغلاق أي مسألة بكفاءة وفي الوقت المناسب.
مساعدة أعضاء الفريق وتوفير المدخلات لضمان اكتمال المشاريع والمهام في الوقت المحدد.
تحديث قاعدة البيانات بجميع أسماء وأرقام الهواتف الخارجية والداخلية المطلوبة بصورة مستمرة من أجل التتبع والرجوع إليها عند الحاجة.
الرد على المكالمات الداخلية والخارجية وتسجيل الرسائل وتحويل المكالمات حسب المعايير.
تلقي وتوجيه وترحيل رسائل الفاكس إلى أصحاب المصلحة المعنيين في الوقت المناسب.
الرد على الاستفسارات والإجابة على الأسئلة داخل الإدارة في الوقت المناسب.
تطوير والحفاظ على علاقات قوية مع مقدمي الخدمات لدعم العمليات المطلوبة.
المشاركة في تنسيق خدمات السفر الخاصة بالعمل (التأشيرات، التذاكر، والإقامة) بالتعاون مع الموارد البشرية وضمان الفعالية من حيث التكلفة.
تنظيم وفرز البريد ومعلومات الوثيقة في سجلات لتتبع وأرشفتها في مرحلة لاحقة.
الترحيب بالضيوف والزوار وفقًا للبروتوكولات المعمول بها ومرافقتهم إلى الغرفة المخصصة.
إعداد الخطابات ورسائل البريد الإلكتروني والتقارير والمراسلات حسب التوجيهات باللغتين العربية والإنجليزية.
تنظيم جداول المواعيد وتقاويم الفعاليات والخطة الأسبوعية.
تنسيق توافر ونظافة مرافق الاجتماعات.
حضور الاجتماعات عند الحاجة ووضع محاضر الاجتماعات ومتابعة القرارات المتخذة.
المسؤوليات الرئيسية:
تطوير وتنفيذ استراتيجيات وحملات العلاقات العامة الشاملة التي تتماشى مع أهداف وتوجهات الهيئة.
قيادة فريق العلاقات العامة والإعلام التقليدي، وتوفير التوجيه والإشراف لضمان التغطية الإعلامية الفعالة والوعي العام.
الحفاظ على علاقات قوية مع وسائل الإعلام الرئيسية والصحفيين وغيرهم من أصحاب المصلحة في وسائل الإعلام التقليدية في قطاع التأمين.
الإشراف على إنشاء النشرات الصحفية ومواد العلاقات العامة الأخرى، وضمان أنها ذات جودة عالية وتسليمها في الوقت المناسب.
رصد وتحليل التغطية الإعلامية التقليدية، وتقديم تقارير عن الفعالية وإجراء التعديلات الاستراتيجية حسب الضرورة.
التعاون مع قسم التسويق الرقمي والإدارات الأخرى ذات الصلة لضمان ان تكون استراتيجية الرسائل متماسكة ومتسقة.
تقديم المشورة للإدارة العليا بشأن استراتيجيات العلاقات العامة والتأثير الإعلامي المحتمل.
إدارة جهود التواصل في الأزمات مع الجهات ذات علاقة.
البقاء على علم باتجاهات القطاع والتغييرات التنظيمية والأنشطة التنافسية لتقديم المشورة بشأن استراتيجيات التواصل.
المسؤوليات الرئيسية:
الإشراف على إنشاء وتنظيم جميع أشكال المحتوى، بما في ذلك المحتوى المكتوب والمرئي والفيديو والتفاعلي، والتأكد من أنه ملائم وجذاب ومُحسّن لتجربة المستخدم.
قيادة فريق المحتوى، وإدارة جداول المحتوى، وسير العمل، ومواعيد تسليمها.
تطوير محتوى ومنصات رسائل الهيئة لضمان الاتساق عبر جميع القنوات.
التأكد من أن منشئي المحتوى ينتجون مواد عالية الجودة تعكس معايير الهيئة وأهدافها.
الحفاظ على صوت ورسائل هوية الهيئة متسقة عبر جميع قنوات المحتوى، مما يضمن أن كل المحتوى ينقل قيم الهيئة ورسالتها بشكل فعال.
وضع استراتيجيات للتعامل مع جمهور الهيئة عبر مختلف المنصات، وتحليل سلوك الجمهور لتخصيص المحتوى بشكل فعال.
استخدام أدوات التحليل لتتبع أداء المحتوى ومشاركة المستخدم، واتخاذ قرارات تعتمد على البيانات لتحسين استراتيجية المحتوى وفعاليته.
Available Jobs
مساعد إداري (مراسل)
Riyadh
11-Feb-2025
خبير استمرارية الأعمال
Riyadh
10-Feb-2025
سكرتير تنفيذي
Riyadh
Full time
25-Jan-2025
مدير شعبة العلاقات العامة
Saudi Arabia
24-Dec-2024
مدير شعبة المحتوى
Saudi Arabia
24-Dec-2024